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¿Cómo gestionar empleados “a distancia”?

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Cuando una empresa consigue crear un buen clima laboral en sus instalaciones, ya se trate de una oficina, una tienda o una fábrica, está aportando uno de los ingredientes imprescindibles para alcanzar el éxito empresarial: a ninguno se nos escapa la relación directa que existe entre motivación de la plantilla y rentabilidad de la empresa.

business teamwork on puzzle pieces

Entonces, ¿qué ocurre cuando una buena parte de nuestros empleados no desempeña sus funciones bajo el mismo techo que sus supervisores, cuando no se encuentran bajo su supervisión directa?

La administración del personal que realiza su trabajo fuera de las instalaciones de la empresa (*) requiere tener en cuenta algunas características específicas que vamos a abordar desde este artículo.

Personalidad del trabajador externo

Existen en psicología numerosos estudios que tratan de identificar cuál es la personalidad más adecuada al tipo de tarea que cada trabajador debe desempeñar en función del puesto que ocupa. Estos son algunos rasgos de personalidad que se deben tener en cuenta cuando debamos seleccionar a los trabajadores externos de nuestra empresa:

•  Deben saber desenvolverse con independencia.

•  Deben ser personas honestas y en quienes se pueda confiar; no debemos olvidar que no existirá una supervisión directa del trabajo mientras éste se realiza.

•  Es imprescindible que tengan seguridad en sí mismos y en sus capacidades en relación a la tarea que deben desempeñar.

•  Han de ser resolutivos, capaces de tomar decisiones propias y adecuadas a las circunstancias en cualquier momento.

•  Deben tener suficiente autoconocimiento personal para saber cuándo deben pedir ayuda antes de que sea “demasiado tarde”.

En relación a la tarea…

La norma básica y principal que se debe tener en cuenta cuando asignamos trabajo a nuestros empleados externos es mantener una buena comunicación con ellos, es decir:

•  Las metas deben estar claras: debemos ser muy específicos al transmitir cuáles son los resultados que esperamos obtener.

•  Un planteamiento claro de cómo se debe realizar la tarea. Si se ha iniciado una línea de trabajo equivocada y no se corrige a tiempo puede suponer tirar al traste muchas horas de trabajo.

•  Canal directo y siempre disponible para la comunicación entre el supervisor y el trabajador.

La imagen de la empresa

Pongamos como ejemplo que nos encontramos en casa con nuestra familia y decidimos hacer un pedido a una pizzería para que nos lleve la cena a nuestro domicilio. Cuando aparece el repartidor con el pedido, su aspecto es sucio y desaliñado y nos trata de forma grosera. ¿Pensaremos que este repartidor en concreto es grosero y sucio? ¿o pensaremos que la pizzería “X” es un lugar sucio y da un trato grosero a sus clientes? Esto último es lo más probable.

Este es sólo un ejemplo de la importancia que tiene dar una buena formación a nuestro personal externo. Debemos hacerles ver que ellos son la imagen que el cliente tiene de la empresa. Si se trata de empleados que van uniformados esto es aún más importante, ya que quien le ve no es sólo el cliente que está en contacto directo con ese empleado, sino cualquier persona con la que éste se cruce.

Cuando nuestro repartidor circula entre el tráfico saltándose los semáforos y haciendo adelantamientos temerarios con un vehículo rotulado con el nombre de nuestra empresa, no es ese empleado el que hace las cosas mal… a ojos de cualquier espectador es toda nuestra empresa la que lo está haciendo mal.

Peligros que se deben evitar

•  Que el trabajador deje de sentirse parte de la empresa. Para ello es imprescindible fomentar sistemas de motivación de plantilla, fomentar los sentimientos de orgullo por representar a la empresa, recordar la responsabilidad que supone ser la imagen de la empresa, hacer seguimientos y revisiones del desempeño con cierta frecuencia, etc.

•  Riesgo de no cumplir con los plazos establecidos. Para evitarlo es necesario establecer fechas límite a corto plazo y subdividir la tarea siempre que sea posible.

•  Disminución del rendimiento a causa de la falta de una jornada laboral estricta. Este peligro puede evitarse seleccionando personal con una buena capacidad de autorregulación.

•  Distanciamiento “emocional” entre supervisor y empleado. Esto es más frecuente desde que los trabajadores realizan su tarea sin necesidad de acudir en ningún momento al centro de trabajo gracias a las nuevas tecnologías de la comunicación, como internet o el correo electrónico. Para favorecer las relaciones personales entre los trabajadores se deben programar reuniones con una cierta frecuencia. No menos de cuatro por año.

(*) Denominaremos “externos” a este tipo de trabajadores, desde el punto de vista del lugar dónde realizan su trabajo y no por el tipo de contrato.

10 formas de motivar a sus empleados (III y último)

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Las personas somos muy distintas unas de otras. Esta realidad se hace más evidente cuando se tienen responsabilidades en la dirección y gestión de plantillas: lo que motiva a un empleado no es necesariamente lo que motiva a otro. Pero existen motivadores universales que pueden mejorar el ambiente de trabajo así como los resultados obtenidos a corto plazo. Conozca cuáles son y cómo aplicarlos.

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Resumen
  •  Favorecer la participación de los empleados en decisiones que les afectan aumenta su compromiso con la empresa.
  •  Si quiere delegar debe favorecer la autonomía de sus empleados.
  •  Cuando fije objetivos, tenga presente que cada persona tiene aspiraciones distintas dentro de la empresa.
  •  Haga partícipes a los empleados de los logros obtenidos por la empresa.
  •  La objetividad en la evaluación del desempeño debe convertirse en una norma inapelable.

En posts anteriores hemos visto cómo la motivación influye en el rendimiento de las personas ante una determinada tarea. Aplicando las teorías motivacionales al campo empresarial se obtienen los principios recogidos en este artículo. Aquí puede consultar los cinco primeros.

  1. Involucre a los empleados

Cuando se adquiere el hábito de involucrar a los empleados en la toma de decisiones que les afectan directamente, se descubre que son muchos los temas en los que se puede solicitar su opinión. Desde la simplificación del proceso de elaboración de un producto, hasta una mejora introducida en el proceso que se sigue para impartir la formación.

Es más probable que los empleados acepten utilizar el nuevo uniforme si han tomado parte en la decisión de su elección que si les ha sido impuesto sin contar con su aportación. La participación facilita el compromiso.

En caso de discrepancia, la empresa siempre tendrá la última palabra.

  1. Fomente la autonomía

Lo más importante cuando tenemos trabajadores bajo nuestra responsabilidad no es la cantidad de poder que tenemos sobre ellos, sino cómo utilizamos ese poder. Hay que tratar de que los empleados se conviertan en colaboradores y para ello hay que darles libertad para tomar algunas decisiones.

Siempre obtendrá mejores resultados de una tarea que se realiza de forma “desorganizada” por personas implicadas y comprometidas con ella, que de una tarea detallada y definida en cada paso realizada por personas desganadas y que no se sienten partícipes de la misma.

Permita que cada empleado exprese su propia forma de ser, la confianza en sus empleados es la base de su productividad.

  1. Establezca alianzas con cada trabajador

Conozca las necesidades de cada uno de sus trabajadores sin limitarse al aspecto económico. Prepare con cada uno una estrategia de desarrollo personal y de adquisición de nuevas habilidades dentro de la empresa. Fije metas individuales a conseguir por cada uno. Sintonice las metas personales con las metas de la empresa, de manera que la consecución de logros de la empresa suponga una mejora en el desarrollo del empleado, y viceversa.

  1. Celebre los éxitos

Toda empresa tiene (o debería tener) unos objetivos que alcanzar. Estas metas deben ser conocidas por los empleados. Todos deben tener claro en cada momento tanto la situación de la empresa con respecto a esos objetivos, como su propia situación. Puede hacerse colocando gráficos en lugares visibles, publicando informes o mediante comunicaciones personales. Lo importante es que la información esté al alcance de todos.

Cada vez que se alcanza una meta hay que celebrarlo, darle valor. Cuanto más ambicioso sea el objetivo alcanzado más importante debería ser la celebración. Recompensar el esfuerzo es uno de los motivadores más directos que existen.

  1. Utilice el desempeño para discriminar la tarea realizada

 Cuando deba evaluar a sus empleados hágalo centrándose en el desempeño. Asegúrese de que todos saben cuáles son los criterios que se van a seguir al evaluarles. Proporcione a cada empleado por escrito lo que la empresa espera de él. Explique todo lo que no quede claro y obtenga su compromiso de que trabajará por cumplir esos objetivos. Asegúrese de plantear logros medibles.

Tendrá un poderoso argumento si, al realizar la evaluación de su desempeño, tiene que comunicarle unos pobres resultados. El trabajador no se sentirá engañado si sabía de antemano lo que se esperaba de él.

Si ha cumplido las expectativas: recompense el trabajo realizado y fije nuevas metas realistas con él.

Estos son algunos métodos prácticos y sencillos para aumentar la motivación de la plantilla. De nosotros depende llevarlos a la práctica y mejorar tanto el ambiente de trabajo como el rendimiento de los empleados.

10 formas de motivar a sus empleados (II)

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Como ya indicábamos en el artículo anterior, uno de los mayores activos de la empresa es contar con una plantilla motivada. Además de mejorar el ambiente de trabajo facilita el compromiso de los empleados con la empresa para la que trabajan. Cuando las personas se sienten justamente reconocidas tienden a demostrar su lealtad mejorando en lo posible su desempeño laboral.

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Resumen
  • De bien nacido es ser agradecido… y además mejora la relación con los trabajadores.
  • Dedique algo de su tiempo a conocer qué piensan sus empleados. Podemos aprender mucho de nuestro negocio escuchando a los demás. 
  • La forma más rápida y eficaz de conseguir que un trabajador haga bien su trabajo es ofrecerle información acerca de cómo lo está haciendo.
  • Cuide el ambiente laboral. A nadie le gusta pasar un tercio de su día rodeado de malas caras y vibraciones negativas.
  • Permita que las personas que trabajan con usted tengan información acerca de la empresa. No se puede amar aquello que se desconoce.
  1. Sea agradecido 

Hay una tendencia generalizada a creer que el agradecimiento a un empleado queda establecido con el pago de la nómina. El salario debe ser la justa retribución por un trabajo realizado y no un incentivo.

Tenemos poca cultura social para agradecer. Sabemos perfectamente cómo decir a alguien lo que nos molesta de él, pero nos cuesta mucho más trabajo cuando se trata de dar las gracias.

Haga una prueba: envíe una nota agradeciendo su tiempo e interés a ese empleado que hizo horas extras para terminar un proyecto. Será un reconocimiento que tardará en olvidar. O siéntese frente a él y agradezca su esfuerzo. O ambas cosas. No deje pasar demasiado tiempo. Agradezca con frecuencia y de forma sincera.

  1. Dedique tiempo a sus trabajadores

 Las personas necesitamos ser escuchadas. Tal vez éste sea uno de los comportamientos que más satisfacción nos produce: que nos escuchen… y más si se trata de nuestro propio jefe.

Encuentre tiempo para reunirse con sus empleados y escucharlos. Será un tiempo bien invertido.

  1. Proporcione feedback (retroalimentación, información del proceso)

 Mantenga a la plantilla informada acerca de su desempeño. Aunque son mejor que nada, las revisiones anuales dejan poco margen de maniobra para mejorar las cosas. Sea específico al ofrecer información. Y recuerde que, hasta en la peor de las situaciones, se puede sacar algo positivo.

Informe al empleado de su rendimiento, del rendimiento del departamento y el de la empresa. Permítale obtener una idea clara de su posición con respecto al resto de trabajadores y de cuáles son los objetivos a conseguir para mejorar.

  1. Cuide el ambiente de trabajo

 Sea amable con todo el mundo. Si ha de recriminar a un empleado hágalo en privado, si ha de reconocer su labor hágalo en público. Salude a las personas por su nombre.

Las normas de cortesía que sigue su empresa con los clientes externos deben hacerse extensivas también a sus clientes internos, es decir, a sus empleados.

  1. Proporcione información sobre la empresa

Permita a sus empleados conocer todos los productos de la empresa, no sólo aquéllos con los que tienen relación directa. Posibilite que tengan una visión de conjunto de la empresa en la que trabajan. Cuanto más conozcan la empresa más vinculados se sentirán a ella.

El sentimiento de pertenencia a un grupo es uno de los motivadores más ancestrales del ser humano. Las personas nos definimos por los grupos a los que nos sentimos vinculados y de los cuales nos sentimos orgullosos (equipo de fútbol, partido político, barrio, empresa para la que trabajamos…)

Para que los empleados se puedan sentir orgullosos de pertenecer a una empresa deben conocer qué características la definen dentro del mercado y la hacen distinta de las otras: ventas, premios recibidos, niveles de satisfacción de clientes o empleados, política de ascensos…

Las grandes compañías conocen muy bien la importancia del sentimiento de pertenencia. Prueba de ello es que a todos sus nuevos empleados les ofrecen formación acerca de cómo funciona la empresa, del papel que van a realizar en ella y de cómo su desempeño afectará a sus compañeros y al funcionamiento general de la compañía.

En el último capítulo abordaremos temas tan importantes como el establecimiento de alianzas con cada trabajador, la necesidad de compartir los éxitos de la empresa con los empleados o cómo hacer evaluaciones del desempeño eficaces.

10 formas de motivar a sus empleados (I)

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Las empresas que cuentan con plantillas motivadas son también las que presentan mejores números en la cuenta de resultados. Las personas que tienen una alta motivación suelen rendir más en sus trabajos, aprovechan mejor el tiempo y alcanzan con mayor facilidad los objetivos marcados por la empresa. Esto supone un claro beneficio tanto para la empresa como para el propio empleado.

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Resumen
  •  El estudio de los efectos de la motivación en el rendimiento tiene una larga tradición.
  •  Aumentar la motivación de los empleados únicamente a través del salario se convierte en una medida perversa que acaba fomentando el efecto contrario al que se pretendía. 
  • Las 10 formas de motivar a la plantilla que presentamos no tienen coste económico, pero necesitan de la participación de todos los trabajadores de la empresa.

La investigación sobre la motivación se centra básicamente en descubrir los por qué de la conducta humana. Antes de que la Psicología apareciera como ciencia, los filósofos y teólogos ya elaboraban teorías acerca de los motivos que llevaban a una persona a comportarse en una situación determinada de una manera y no de otra.

Algunas de las teorías más conocidas sobre la motivación humana se desarrollaron a mediados del siglo pasado pero sus efectos alcanzan hasta hoy en día.

Maslow publicó en 1954 el resultado de sus investigaciones. Su teoría de la Pirámide se basa en una jerarquía de las necesidades que las personas necesitamos cubrir. Esta teoría se ha visto popularizada a raíz de la aparición de un anuncio publicitario de una conocida marca de carburantes.

  • McClelland redujo a tres estas necesidades: necesidad de pertenencia o afiliación, necesidad de realización o logro y necesidad de poder o control.
  • Holland, por su parte, catalogó seis tipos de personalidad (Realista, Intelectual, Social, Conformista, Dominante y Estética) y los relacionó con los intereses profesionales predominantes para cada tipo.
  • La publicación del libro de Daniel Goleman “La Inteligencia Emocional” ha revitalizado el estudio de la motivación. Para Goleman la capacidad de motivarse a uno mismo es una de las cinco competencias que forman la IE (Inteligencia Emocional). Las personas que dominan esta competencia suelen ser más productivas y eficaces en todo lo que hacen.

Mucho más que dinero…

No negaremos lo evidente: el dinero es importante. Es lo que nos motiva a acudir cada día a nuestro lugar de trabajo. Con el salario cubrimos gran parte de las necesidades que Maslow recoge en la base de su pirámide: alimento, ropa, ocio, etc.

Cuando recibimos por primera vez una compensación económica por el resultado de nuestro trabajo, es evidente que nuestra motivación alcanza niveles máximos. Entendemos esa bonificación como justa recompensa a nuestro trabajo bien hecho.

El peligro está en que, una vez que ese aumento dinerario se repite, pasa a considerarse como un derecho adquirido, como un plus a añadir en nuestra nómina, perdiendo así todo su poder para motivarnos. Es más, si un día dejamos de percibirlo, se consigue el efecto contrario: sentimos que nos privan de algo que ya nos pertenecía, creando el consiguiente malestar.

No se trata de que deban desaparecer las compensaciones económicas. Pero no se pueden convertir en el único método empleado para motivar al personal.

10 formas económicas de motivar

  1. Sea agradecido
  2. Dedique tiempo a sus trabajadores
  3. Proporcione feedback (retroalimentación, información del proceso)
  4. Cuide el ambiente de trabajo
  5. Proporcione información sobre la empresa
  6. Involucre a los empleados
  7. Fomente la autonomía
  8. Establezca alianzas con cada trabajador
  9. Celebre los éxitos
  10. Utilice el desempeño para discriminar la tarea realizada.

En próximos capítulos nos extenderemos en cada una de estas formas de motivación. Cada cuál podrá aplicar aquéllas que considere más oportunas para su propia situación. Pero no olvide que cuántas más medidas sea capaz de poner en práctica, mayor será la motivación de su personal.