¡No tengo tiempo! Cuatro claves para organizarse mejor

Four colourful alarm clocks isolated on white background 3DTodos atravesamos por épocas en las que nos parece que el día debería tener más horas. Hay circunstancias ajenas a nosotros que pueden afectar a nuestro ritmo de trabajo normal . Pero para algunas personas la sensación de que le faltan de horas en el día se convierte en una rutina. Si este es tu caso, aquí tienes cuatro sencillas claves para organizar mejor tu tiempo.

El tiempo es un bien universal repartido de forma democrática entre todos nosotros. Todos empezamos cada día con la misma cantidad de tiempo en nuestro contador: 86.400 segundos. De cada uno de nosotros depende cómo administramos ese tiempo.

En un primer momento podríamos pensar que una persona a la que le falta tiempo para finalizar sus tareas es una persona con más obligaciones que otra que sí las termina. Pero entonces por qué el dicho de “si quieres que algo se haga, encárgaselo a una persona ocupada”.

Por regla general, la realidad es otra y tiene que ver con la capacidad para la organización del tiempo. Si habitualmente nos falta tiempo deberíamos plantearnos cómo estamos organizados. Te presentamos cuatro sencillas claves que te ayudarán a sacar mayor rendimiento a las horas del día.

1. Deja de hacer cosas innecesarias.

De todas las cosas que debemos hacer en un día, aquello que no es importante ni urgente, acaba siendo una pérdida de tiempo y por tanto deberíamos dejar de hacerlas. Analiza a qué actividades dedicas tu tiempo a lo largo de un día normal de trabajo y si podrías dedicarlo a actividades más importantes.

Deberíamos dedicar la mayor parte de nuestro tiempo a realizar tareas productivas, que nos reporten un alto rendimiento. Es decir a tareas planificadas, importantes pero no urgentes.

Otra parte de nuestro tiempo se dedica a compromisos ineludibles, actividades importantes y que no se pueden posponer: reuniones imprevistas, visitas inesperadas, etc.

Por desgracia, en todos los empleos existen los conocidos “gajes del oficio”: las crisis, los apaga fuegos, las fechas límites… Parte del tiempo que se dedica a los gajes del oficio podría haberse dedicado a otras actividades más productivas si se hubiera realizado una buena planificación. En este caso nos encontramos realizando actividades urgentes pero que carecían de importancia antes de convertirse en urgentes.

En una situación ideal deberíamos dedicar el 50% de nuestro tiempo a tareas productivas e importantes, tanto en lo profesional como en lo personal.

2. Delega.

Este epígrafe es un clásico en cualquier manual de gestión del tiempo. Delegar es difícil. Unas veces por exceso de celo (creemos que nadie podrá hacer el trabajo tan bien como nosotros mismos), otras por mala planificación (falta de tiempo para enseñar a otro cómo realizar la tarea que debemos delegar), lo cierto es que nos resulta difícil delegar tareas o funciones.

Los problemas surgen cuando, por no delegar, disponemos de menos tiempo para realizar otras actividades más importantes o bien terminamos delegando tareas cuya responsabilidad es exclusivamente nuestra.

3. Analiza y luego actúa.

Es frecuente ante un exceso de trabajo lanzarse a realizar las tareas sin haber analizado previamente la situación. Estos retrasos se podrían haber evitado dedicando algo de tiempo a planificar la tarea. Como dijo Abraham Lincoln: si dispusiera de ocho horas para cortar un árbol, emplearía seis en afilar el hacha .

4. Si no quieres perder tu tiempo no se lo hagas perder a otras personas.

•  Siempre que puedas, planifica tus reuniones para que todos sepan cuáles serán los temas a tratar y puedan prepararlos con antelación.

•  Aprende a dirigir reuniones para que no se conviertan en un interminable debate.

• Practica la puntualidad. Ni siendo el jefe se puede excusar tener a los demás esperándote. Para evitarlo, planifica. La falta de tiempo no puede convertirse en la excusa para hacer perder el tiempo a los demáss.

Si te falta tiempo, aclara tus metas

falta de tiempoEl gran pensador y filósofo alemán Friederich Nietzsche escribió en cierta ocasión que “una vez que descubres el para qué, cualquier cómo es bueno”. Esta es una máxima interesante a tener en cuenta antes de que comencemos a pensar en cómo alcanzar nuestras metas.

Quien más quien menos, en los tiempos que corren, todos vivimos sobrecargados de trabajo, obligados en ocasiones a renunciar a ciertas cosas para poder llegar a tiempo a otras. Es cierto que nuestra sociedad ha avanzado mucho en todos los campos, pero ya hemos comenzado a pagar el precio por ello: nos falta tiempo.

Tiempo. Lo único que no podemos comprar ni vender. Para cada uno de nosotros comienza el día con los mismos minutos por delante para hacer con ellos lo que queramos. O al menos así debería ser. Porque muchas veces acabamos pensando que no hacemos lo que queremos sino lo que nos vemos obligados a hacer por las circunstancias que nos rodean. Pero ¿tiene que ser esto así realmente?

Claridad de metas

Hay personas que han instalado su vida en la urgencia y siempre van faltos de tiempo a todas partes. Su queja es que el día debería tener para ellos algunas horas más que para el resto de los mortales. Intentan organizarse, recurren a agendas que difícilmente pueden cumplir y se comprometen con plazos de los que terminan siendo esclavos.

En el otro extremo, en cambio, están aquellos que ven como pasan los días por delante de sí y no saben cómo atrapar las horas que ven escapar ante ellos. Nunca encuentran el momento de ponerse “manos a la obra”. Se acuestan siempre con la sensación de “otro día que ha pasado en blanco”.

Lo que tienen en común estos dos tipos de personas es su falta de claridad en sus “para qué”. Si no tenemos claras nuestras metas no podremos encaminarnos hacia ellas. Nunca sabremos si vamos por el buen camino o estamos perdidos intentando complacer a los demás, cumpliendo las metas de otros pero no las nuestras.

No todo lo urgente es importante

Cuando no tenemos claros nuestros objetivos en la vida somos incapaces de decidir qué cosas son realmente importantes. Si no nos planteamos para qué hacemos las cosas nunca podremos saber si la tarea que reclama nuestra atención entra dentro de las que son importantes para nosotros o no.

La característica más definitoria de las personas exitosas es que son muy hábiles enfocando su trabajo hacia sus objetivos, sus metas, sus “para qué”. Tienen claro aquéllo que desean conseguir y trabajan enfocándose para lograrlo. Se centran en lo que es importante y diferencian si es realmente urgente o no.

Para hacer un poco más complicada la situación, las tareas urgentes por lo general son más divertidas que las importantes, cuando las hacemos es más probable que alguien quede complacido, son más vistosas. Por el contrario las tareas importantes son las más tediosas, las que nos obligan a hacer un esfuerzo extra, las que en el fondo sabemos que debemos realizar ya, pero preferimos ir dejándolas a un lado hasta que acaban convirtiéndose en urgentes. Y son las que marcan la diferencia entre quienes viven agobiados por los plazos y quienes se centran en las tareas que al final les reportan grandes beneficios.

Nos será mucho más sencillo entenderlo si ponemos el conocido ejemplo del estudiante. Nuestro amigo universitario puede elegir entre lo importante, que es llevar las materias al días y hacer sus tareas o bien salir a divertirse con otros jóvenes y estudiar la noche antes del exámen. Para elegir entre una conducta y otra le ayudará mucho tener claro su propio “para qué”, su propio objetivo.

Parémonos un momento a pensar en cuáles son nuestros objetivos en la vida, nuestros propios “para qué”: ganar más dinero, dedicar más tiempo a la familia, aumentar nuestras relaciones sociales, ascender a la junta directiva de la empresa, crear nuestra propia empresa, dedicarnos a los necesitados del mundo… Cualquier objetivo es bueno… aunque no todos nos proporcionan, a la larga, la misma satisfacción con nosotros mismos.